ادارة الوقت – أعظم استثمار لذاتك
كيف يمكن ان تكون ادارة الوقت أعظم استثمار لذاتك؟
اذا اردت الاستثمار الأمثل لأي سلعة ما في الحياة، لابد بأن تكون على قناعة تامة بقيمتها المستقبلية، فمن المنطق بأنك لا تجرؤ على الاستثمار فيما لا قيمة فيه.
كذلك الحال عندما تستثمر طاقاتك ومهاراتك من خلال تنظيم و الإدارة المثلى لوقتك، حتما ستجني تلك الثمار من الإنجازات او الأهداف الواقعية التي رسمتها من وحي الخيال لتظهر الى عالم الواقع، فمن خلال رسم خطط حقيقة واقعية لتحقيق اسرع طريق للنجاح.
مفهوم ادارة الوقت
ان إدارة الوقت هي أكثر من مجرد كلمة محفزة فقط تعودنا عليها من اجل زيادة سرعة الإنجاز، المفهوم ابعد من ذلك بكثير، فهو جانب حاسم ومهم في تحقيق النجاح على الصعيد الشخصي والمهني.
يمكن ان تعتبر إدارة وقتك مثل المصنع الذهبي لزيادة الإنتاجية وذلك فقط عندما تكون قادراً على اتقان تقنيات إدارة الوقت، كما انها تعد أمرًا أساسيًا لإطلاق العنان والعمل بهدوء وتقليل التوتر.
إن إدارة الوقت تعتبر قوة عظيمة نستطيع من خلالها تغيير سرعة الاحداث من حولنا، فكلما استطعنا تسخير هذه القوة من خلال التخطيط والتنظيم الجيد بفعالية كبيرة كلما امكننا ذلك من تحسين حياتنا للأفضل من خلال العمل على تخطيط روتين يومي جيد و تحديد أولويات للمهام كي نحقق أقصى حد للاستفادة من كل لحظة نعيش في حياتنا.
ادراك معنى ادارة الوقت أعظم استثمار للذات
نجد بأن سبب ضياع أوقات الكثير ليس بسبب من سوء في التخطيط أو جهل في استخدام الطرق الجيدة، انما السبب الحقيقي لإضاعة الوقت وهذا من وجهة نظري الشخصية هو بسبب قصور في الإدراك بمدى أهمية استثمار الأوقات.
ومن خلال عدم القدرة على التصور الصحيح للنتيجة او الهدف والتي تظهر من خلال قلة التحفيز أو شدة الإحباط أو ضعف في التخطيط
تخيل معي الآن: كيف لك ان تتعامل مع وقتك لو اعتبرت بأنه ثمين كتلك الأوراق النقدية المالية، لماذا لا تفترض بأن الوقت هو كميه كبيرة من الأموال التي تمتلكها الآن: كمثل الثروة المالية! فماهي ردة الفعل المناسبة تجاه ما تملك هل:
- ستوفر من هذا الوقت لغيرك فقط!
- تصرف من هذا الوقت بما لا تعرف!
- تضييع هذا الوقت بما لا يفيد!
- تحافظ على هذا الوقت بلا شيء! واظن بأنها فكرة غير مفيدة.
- تستفيد من هذا الوقت بــ الاستثمار الأمثل!
والآن وبعد هذا التصور والتخيل هل تستطيع ادراك معنى أهمية استثمار وقتك الثمين، وكيف سيعود عليك هذا الاستثمار بالتغيير المطلوب الذي تسعى اليه.
إن اعظم قرار حاسم وشجاع قد تتخذه في حق نفسك والذي سيميزك بين الكثيرين ممن سارعوا وبادروا في إدارة دفة نجاحاتهم من خلال تولي زمام قيادة أهم جزء من حياتهم والذي يأتي من خلال تولي إدارة الأوقات بالمفيد.
حاول ان تكون شجاعاً بأن لا تستسلم للتسويف أو التأجيل أو التهرب بحجة الانشغال الدائم، حاول ان تخصص لنفسك وقتاً كافياً لتعمل على التخطيط و ادارة حقيقة وجدية لوقتك فلا تلتفت لكثرة المشتتات أو الملهيات.
كن شجاعاً وأبدأ الآن لتحافظ على أهم مورد لازدهار وتغيير حياتك.
استراتيجيات إدارة الوقت
استراتيجية إدارة الوقت بصفة عامة:
يمكن ان تبدأ في تطبيق هذه الطريقة عندما تكون في تلك المراحل الأولى التي تحاول فيها إتقان مهارة ادارة وقتك، ففي بدايات طريقك لمحاولة السيطرة على وقتك يستحسن بك أن تكون ذا مرونة حتى تتعرف على نفسك جيداً من خلال تعاملك مع الظروف الميحطة في سبيل الاستفادة الأمثل من وقتك من خلال محاولة الآتي:
- تحديد الأهداف: من المهم في البداية ان تحدد لك أهدافاً واضحة ومحدةة وذات أولوية ومنتهية بزمن محدد ويمكن الوصول اليها.
- رسم خطة لتحقيق الأهداف: يمكن ان تتبنى خطة مرنه قابلة للتعديل وذات تخطيط فعال قابل لتحقيق هذه الأهداف و المتضمنة الأولوية منها، ولابد ان تحاول الالتزام بها، فكلما كان التزامك اكثر كلما حافظت على المسار الصحيح لإدارة وقتك.
- طرد مشاعر التوتر: ستلاحظ اثناء تطبيق خطة الانجاز بمسارها الصحيح بحدوث مشاعر من الرضا و الراحة والانسجام مع نفسك اكثر، فكلما التزمت بالعمل المنظم أكثر كلما ساعد ذلك بتقليل حدة التوتر.
- البيئة المنظمة: احرص على ان تطبق هذه الامور في بيئة منظمة وسهلة فهذا الأمر اجدى في خلق جو من الراحة و سرعة الانجاز.
- حاول ان تكتشف تلك الأمور التي تدعو للماطلة في انجاز العمل وعالجها او تغلب عليها.
- اثناء رحلتك لتنظيمك إوقاتك حاول ان تتعلم متى وكيف تقول ( لا )، لكل ما يبعدك عن الهدف.
- في هذه الرحلة حاول ان تتعلم كيفية التفويض للشخص المناسب والذي سيوفر لك من وقتك.
- هذه الرحلة للتنظيم وللإدارة بقدر ماهي رحلة جادة، إلا انها رحلة ستكون رحلة تعلم ممتعة لتتعرف على كمية القدرات والمهارات التي يمكن ان تنجز بمجرد التحكم بإدارة وقتك لها.
كل هذه الأمور قد تكون فعالة اكثر اذا تم الإلتزام الصادق والحازم اثناء التطبيق، لاتفوت على نفسك أي تقدم تستطيع ان تناله بمجرد احكام التعامل الصحيح مع وقتك.
استراتيجيات أخرى لإدارة الوقت:
1 ـ حدد المهام من حيث الأولوية:
يمكن ان تحدد ماهي المهام التي من المهم ان تحققها أو تسعى اليها، لأن تحديد المهام يساعد في التركيز عليها اكثر و بالتالي المسارعة الى تنفيذها
ومن ابسط الطرق التي يمكن ان تطبقها منذ بداية يومك ان تكتب المهام وتجدولها على ورقة بيضاء بحيث تكون في مكان بارز امامك، ثم ضع علامة الإنجاز بعد إتمامك لكل مهمة.
1 ـ صنف من حيث الأولوية العالية ثم المتوسطة ثم المنخفضة.
2 ـ يمكن ان تصنف هذه المهام بمقياس الأهمية من رقم 1 الى 10 ومن ثم رتبها حسب الشدة باختيار اهم عناصر التي ستبدأ بها.
3 ـ خصص وقت لتنفيذ هذه الأولويات حسب الأهمية.
4ـ استخدم الطرق المناسبة للتنفيذ.
5 ـ راقب الإنجاز و قيم النتيجة كرر العملية مع كل مهمة.
2 ـ تقسيم المشروع الكبير الى أجزاء اصغر:
احيانا فقط شعورك بثقل العمل الذي تقبل على انجازه قد يكون محبطاً كفاية لعدم التقدم للإنجاز، لذلك انظر الى كل مشروع ترغب في انهاء العمل عليه وكأنه مقسم الى اجزاء اصغر مما يبدو علية.
كذلك عندما تتعامل مع الأهداف الكبيرة قسمها الى اهداف اصغر وأبدأ بإنجاز جزءاً تلو الآخر، و هكذا فمن خلال التعود على اعتياد هذه الطريقة ستجد بأن نظرتك اصبحت مختلفة فلم تعد ترى الأمور بشكلها الظاهري.
3 ـ ركز على انجاز الشيء الواحد
اكثر ما يعيق التقدم اثناء انجازك للمهمة الحالية التي تقوم بها هو ان تحاول القيام بغيرها في وقت واحد، ظناً منك بأن ذلك مفيد في اختصار الوقت والعكس صحيح، و لكي تسرع في عملية الإنجاز حاول التركيز على انجاز المهمة الواحدة فقط، ثم بعد الانتهاء منها انتقل للمهمة الأخرى وهكذا.
4 ـ ابتعد عن المشتتات اثناء الإنجاز
من المهم اثناء القيام بانجازك للمهام بأن تبتعد عن كل تلك المشتتات التي يمكن ان تستنزف وقت فيضيع فيما لم تخطط له، اكتشف ماهي تلك الأمور التي تزيد من تضييع أوقاتك.
هل هي الاطلاع على وسائل التواصل الاجتماعي، ام الرد على الايميلات، او التحدث مع الاصدقاء على الهاتف، اكتشف اكثر طريقة تسلب منك وقتك الثمين اثناء انجازك، وبالتالي حاول ان توجد الحلول البديلة.
5 ـ حدد الاحداث المهمة في جدول تقويمك الخاص
بإمكانك وضع خطة واضحة من خلال تحديد تلك الاحداث المهمة والمطلوب منك تذكرها من خلال تحديدها او تدوينها في مكان واحد سواء التقويم الشهري او السنوي.
ذلك يساعد على تذكيرك بموعدها بوقت كافي لتكون امامك صورة واضحة لهذه المواعيد او الاحداث الهامة كلما كان من الاطلاع او المراجعة على هذه الخطة.
6 ـ قيم يومك أو الأسبوع
والآن في نهاية هذا اليوم يمكنك ان تراجع او تلخص ما مدى كمية انجازك لهذه المهام، ومن المهم بأن يكون هذا التقييم بشفافية ومصداقية حتى يتم الوقوف على التقصير او الخلل و بالتالي محاولة علاجه.
تساعد هذه التغذية الراجعة في فهم طريقتك الفعالة والمجدية للإنجاز، والتعلم من الخطأ ومحاولة التعديل للأفضل، وكما هو الحال مع تقييمك لنهاية يومك فأنت تستعد للتهيئة للغد، كما انك قد تجعل هذه المراجعة أو التقييم على مدار الأسبوع الكامل.
7 ـ استعد مبكراً للتخطيط للمستقبل القريب
يمكنك من خلال النظرة المستقبلية للأمام فكر في الايام القليلة القادمة، عندما تتقن مهارة التخطيط الجيد الذي ينعكس عليك بآثاره الايجابية من خلال تلك النتائج المرضية لك، عندها حقاً ستؤمن بأهمية هذا التخطيط لتدخل الى عالمه الواسع من خلال تلك التصورات للأشهر المقبلة ومن ثم ستتقن ذلك لتنتقل الى مرحلة التخطيط للسنوات القادمة وهكذا، بل اجعل تفكيرك اوسع بأن تفترض ماهي الأمور التي ترغب أن تتحقق في حياتك من تحديد مهمات مقسمة على شكل أهداف على مدار خطة بعيدة المدى الى خطط قصيرة المدى على مستوى قدراتك الشخصية الفعالة.
كل ذلك حينما تلمس اثر تحقيقه على ارض الواقع فإنه يحفز فيك الكثير لتسعي اليه حتى يتسنى لك تكرار تحقيق المزيد والمزيد من الأهداف.
مهارات ادارة الوقت
من المهم لادارة وقتك ان تحاول اكتساب بعض المهارات الضرورية والتي تساعدك في ان تتعامل بالطريقة الصحيحة لاستثمار افضل حالاتك النفسية والبدنية مع افضل اوقاتك.
و هي عبارة عن مجموعة من المهارات او التقنيات التي يمكن ان تساعدك في استغلال وقتك بالطريقة الأمثل من خلال عدة استراتيجيات من أهمها:
1 ـ مصفوفة ايزنهاور لتحديد المهمات العاجلة:
وهي مصفوفة اخترعها ايزنهاور المشهور عالمياً، لكي يتم تحديد الأولويات في حياة أي انسان، والذي رتبها من خلال مصفوفة من أربعة أقسام تشتمل في القسم الأيسر على الأمور المهمة والغير مهمة، يليها بالجزأ الأعلى الأمور العاجلة والغير عاجلة، ومن خلال الشكل الآتي:
ـ مهم و عاجل: يمكنك ان تكتب في المربع الأول كل ماهو مهم وهاجل وهذا هو الذي يستلزم منك المبادرة الى التصرف وانجازه حالاً،
ـ مهم وغير عاجل : وهنا الوقت الذهبي والمستهدف لتحقيق أهدافك التي تريد ان تنجز أو تتعامل معها من خلال التنظيم وادارة الوقت.
ـ غير مهم و لكنه عاجل: وهو من تلك الأمور التي يمكن ان يتعامل معها شخص غيرك أي يمكنك تفويضها، فهي لا تحتاج الى ان تقوم بها انت شخصياً بالدرجة الأولى، لكنها تظل من الأمور العاجلة وهنا تظهر أهمية التفويض.
ـ غير مهم و غير عاجل: وهنا ستنصدم من خلال تحديد تلك الأمور الكثيرة في حياتك الغير مهمة وغير عاجلة التي تسلب منك وقتك الثمين، سارع الى التخلص منها.
2 ـ تفويض المهمة لآخر :
كما تعلمنا من خلال هذه المصفوفة بأن الأمور التي تظهر بأنها ليست مهمة ولكنها عاجلة فانه يمكنك تفويضها لا شخاص اخرين من حولك.
او حتى الاستعانة باخرين يقدمون هذه المهمات كخدمة بمقابل مادي، فلابأس بأن تختار من يقوم بالمهمة ان كان يمكن لغيرك القيام بها، فإن هذه الطريقة هي بمثابة توفير وقت كافي لك تستفيد به في حل امورك العاجلة والغير مهمة.
3 ـ طبق قاعدة 20 – 80 :
وهذه التقنية المسماة بمبدأ باريتو و التي تعني بأن ما نسبته 80 % من النتائج المنجزة هي نتيجة لـ 20 % من العمل، وهذا المبدأ ينطبق على العديد من مجالات الحياة و التي تعتبر إداره الوقت من ضمنها، لذلك حاول ان تعمل بذكاء لتحدد 20 % من الأشياء التي تعطيك أو تقودك الى 80 % من نتائجك.
4 ـ تقنية بو مودورو :
تعمل هذه التقنية من خلال تقسيم الوقت الى عدد 25 من الدقائق خاصة للعمل و 5 دقائق خاصة للراحة، لكل عمل تقوم به سواء كان وقت المذاكرة او انجاز مهمة سهلة او أي كانت هذه المهمة، والذي يعطي حافزاً لنفسك من خلال استغلال وقت الراحة كمكافأة لك تقضيها فيما تحب كمكافأة لنفسك.
كما أن يمكن تقسيم هذه الفترات لمدة أطول من 52 لكل 17 قيقة استراحة والذي يعتبر ملائم مع أوقات العمل أكثر.
زمن خلال الاستغلال الأمثل لكل هذه التقنيات المفيدة أو حتى للبعض منها تستطيع أن تلمس ذلك الأثر من خلال تحيق النتائج الفعالة والواقعية، وللمزيد من فن ادارة الاوقات إقرأ هنا.
الخاتمة: من خلال هذه المقال حاولنا جاهدين أن نسعى الى افضل الاستراتيجيات المستخدمة لإدارة الوقت بفعالية كبيرة، كما ذكرنا عدداً من الاستراتيجيات التي تستطيع ان تتعرف من خلالها على الطريقة الأنسب و الأفضل، والملائمة لك في تحديد التعامل السليم و التخطيط الصحيح للسيطرة على اعظم استثمار لوقتك.
